Actas de las Asambleas

actas de las asambleas
El acta es un documento en el que se relacionande manera escrita los temas tratados y las decisiones de las reuniones de asamblea, deben ser firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.
 
En caso de necesitar la verificación del acta laspersonas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.

El administrador, en un lapso no superior a veinte (20) días hábiles, a partir de la fecha en que se celebró la reunión, deberá poner en disposición de los copropietarios copia completa del texto del acta en la sede de la administración o en el sitio establecido en el reglamento, pero en todo caso será necesario dejar constancia sobre la fecha y lugar de publicación, para lo cual consideramos que se puede elaborar un acta de fijación y desfijación del acta, en donde se establezca la fecha, hora, lugar de publicación, con la aprobación de un delegado de la asamblea, en cuyo caso podrán se los encargados de la verificación del acta, para lo cual será necesario que la asamblea nombre la comisión de verificación y fijación del acta.

Los propietarios podrán solicitar copia del acta en cualquier momento, en caso de negación se podrá solicitar a través del Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien ordenará la entrega de la copia, so pena de las sanciones previstas en el código de policía. Las actas deben registrar todo acto desarrollado en la reunión, pero especialmente aquellos que contengan los siguientes actos: a) las designaciones al consejo, al administrador y al revisor fiscal, b) los nombramientos efectuados, c) los que limitan los actos del representante legal, en cuantía y limitaciones previstas en los reglamentos de propiedad horizontal.

Tenga en cuenta seguir las siguientes pautas en su elaboración:

1. Deberán ser numeradas de forma cronológica. Las actas de asamblea deberán tener una numeración diferente de las actas del Consejo de Administración.
2. Deberán estar encabezadas con información como: ciudad, fecha y hora de la reunión, fecha de convocatoria, persona que convoca -según lo dispuesto en la Ley 675 de 2.001, medio para convocar, lugar de la reunión, nombre de la copropiedad y copropietarios que asistieron, con sus respectivos coeficientes de participación. Si se asistió a través de apoderado se deberá señalar el nombre de éste, si el copropietario es una persona jurídica o menor, se señalará la calidad en que actúa el representante.
3. Se deben registrar los nombres y coeficientes de los asistentes en columnas de manera que se facilite la verificación del quórum
4. Se deberá señalar el nombre del presidente y secretario, el número de votos con que fueron elegidos, así como una síntesis de lo ocurrido en la reunión (art. 189 y 431 del C. Cio.)
5. Cada decisión se deberá señalar indicando el número de votos con que se aprueba o niega, así como las proposiciones que se someten a consideración y la votación de cada una.
6. El ideal es aprobar el acta al final de cada reunión, pero como esta situación no siempre es factible se recomienda el nombramiento de una comisión verificadora, la cual actuará de acuerdo con lo señalado en el en el reglamento de propiedad horizontal o en su defecto en el artículo 47 de la Ley 7675 de 21.001
7. El acta original debe firmarse en el libro de actas por el presidente y el secretario, o en su defecto por el revisor fiscal
8. El acta se debe dar a conocer a los copropietarios en los términos señalados por el reglamento de propiedad horizontal o en su defecto por lo establecido en el artículo 47 de la Ley 675 de 2.001 (máximo 20 días hábiles, contados a partir de la fecha de la reunión)