Aspectos contables de la Propiedad Horizontal

aspectos contables de la propiedad horizontalLa propiedad horizontal , de acuerdo con lo señalado en la Ley 675 de 2001, debe manejar diferentes aspecto contables y tributarios, como consecuencia de las funciones propias de la persona jurídica, que surge con la inscripción mediante escritura pública ante la Oficina de registro de Instrumentos Públicos, en donde se someta al régimen de propiedad horizontal.

La propiedad horizontal esta sometida al régimen especial dispuesto por la Ley 675 de 2001, por lo que no tiene la obligación de presentar sus cuentas de acuerdo con el Plan Único de Cuentas (PUC), pero en virtud de las funciones y obligaciones encomendados a los órganos de dirección será necesario que mantenga un sistema organizado de contabilidad, que permita mantener organizado y actualizado el estado de cuentas de la copropiedad.

Documentos contables de la propiedad horizontal

Su bien el régimen de propiedad horizontal no es preciso en cuanto a los documentos contables que deba llevar la propiedad horizontal, estos se presentan en las funciones del administrador donde señala que este deberá llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad de la copropiedad, y son los siguientes:

1. Inventario y Balance general de las cuentas del ejercicio anterior

2. Presupuesto anual, incluyendo el pago de seguros de zonas comunes

3. Cuentas de cobro de las obligaciones de los propietarios de unidades privadas con la copropiedad

4. Recibos de los pagos recaudados por concepto de las obligaciones de propietarios y terceros con la copropiedad.

5. Comprobante de egreso sobre los pagos efectuados a terceros por concepto de servicios o suministros realizados a la copropiedad para garantizar su funcionamiento.

6. Libro auxiliar donde se registren las transacciones realizadas, Libro de bancos, Libro de Mayor y balance, Libro Diario

7. Libro de actas, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en la Ley 675 de 2001, respecto del merito ejecutivo que prestan las obligaciones de las copropietarios y que en estas se deja constancia de los valores aprobados por la asamblea, así como de las disposiciones económicas que afectan a los copropietarios.

Cabe señalar que muchos programas para computador -software-, están diseñados para suministrar, bajo un mismo programa, la información anterior, además de otra que puede ser del interés de la copropiedad. En todo caso será importante que en el momento de que la copropiedad decida adquirir un software de estos, se efectúe un estudio especifico de las necesidades de la copropiedad y los beneficios de cada software.

Plan Único de Cuentas (no necesario)

Las propiedades horizontales están sometidas al régimen establecido por la Ley 675 de 2001, por lo que estas no son obligadas a presentar sus cuentas de acuerdo con lo establecido en el Plan Único de Cuentas PUC, pero será importante considerar los principales elementos de este y llevar siempre un sistema organizado de contabilidad dependiendo del tamaño de la copropiedad, el cual deberá ser llevado por personal especializado o con conocimientos del tema, según el tamaño de la copropiedad.

Balance

El balance "es el estado de o informe financiero que permite conocer la situación financiera de la copropiedad...Esta conformado por la cuenta de activo, pasivo y patrimonio".

El activo corresponde a los recursos que se encuentran en cajo o en bancos, las cuentas por cobrar, títulos, los bienes muebles que tenga la propiedad y los bienes inmuebles que pueda tener la copropiedad.

El pasivo corresponde a las obligaciones que tiene la copropiedad tales como servicios públicos, impuestos y en general acreedores.

El patrimonio se refiere al valor que resulta de restar los pasivos a los activos.

Leal Pérez H., señala que los principios fundamentales en que debe reposar el balance son:

1. Claridad: el balance debe ser claro, de modo que permita conocer de manera rápida y fácil la situación de la copropiedad. La claridad es un requisito legal impuesta a toda contabilidad en general. No significa, lo anterior, que el balance debe hacerse en la forma que deba entenderse por cualquier lego, pero es necesario que su compilación y redacción respondan a las normas contables usuales y presenten una titulación de los diversos rubros que permita ser entendida con algunos conocimientos.

2. Veracidad y exactitud: el balance debe ser veraz y exacto, quiere decir que no debe falsear ni ocultar ninguna circunstancia referente a la situación patrimonial e la copropiedad y debe expresar lo mejor posible los valores que integran los pasivos y activos. El balance interesa a los órganos de administración y dirección de la copropiedad, pues permite conocer la situación real de esta, así como también a los demás copropietarios que estén interesado en fiscalizar y/o conocer la situación de su copropiedad.

3. Uniformidad de los criterios de valorización: si bien es cierto que el balance se refiere a un ejercicio determinado, es de gran utilidad e interés el poder estudiar de forma comparativa balances de ejercicios sucesivos, con el fin de establecer el proceso o evolución, ya sea favorable o desfavorable. Lo anterior es posible si todos los balances se compilan de conformidad con un plan uniforme, de ahí nuestra recomendación de seguir lo establecido en el PUC.

La legislación en materia de balance general para copropiedades no se ha desarrollado, pero, como lo hemos venido haciendo en este libro, realizaremos ciertas recomendaciones por analogía, ante la ausencia de normas al respecto para copropiedades. El balance y la cuenta de resultados deberán anexarse las siguientes informaciones:

Propietarios con sus respectivos coeficientes de propiedad

Inversiones realizadas

El detalle de las cuentas de orden con su valor y fecha de vencimiento

Un estudio de las cunetas que hayan tenido modificaciones importantes en relación con el balance anterior, y

los índices que se consideren necesarios y su comparación con los balances anteriores.

Cabe señalar que la aprobación del balance por parte de la asamblea general de propietarios o el consejo de administración, no exonerará de responsabilidad al administrador, contador y revisor fiscal que hayan desempeñado dichos cargos durante el ejercicio a que se contraiga tal documento.

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